Hur ska lönebyrån tänka i arbetet med nya uppdrag?
Du som går i tankarna på att starta egen byrå har kanske redan börjat fundera över hur du vill forma din kundkrets. Du har flera goda anledningar att vara kräsen.
Förutom att du kanske vill ha kunder som upprätthåller en viss kvalitet, verkar inom en särskild bransch eller liknande så är du faktiskt skyldig att välja bort vissa kunder.
Uppdragsavtal
När byrån är startad och du genomfört och dokumenterat kundkännedomsåtgärder i enlighet med Penningtvättslagen är det dags att börja jobba med kunduppdragen. Ett sista viktigt steg innan du kan komma igång är att teckna uppdragsavtal med dina kunder.
Det ligger i båda parters intresse att använda sig av skriftliga uppdragsbrev och för FAR:s medlemmar är skriftliga uppdragsbrev dessutom ett krav. Som medlem kan du ta del av olika uppdragsavtal. Du får också tillgång till FAR:s allmänna villkor och andra bilagor som krävs, som till exempel behandling av personuppgifter. De olika uppdragsavtalen och bilagorna är anpassade efter vilken sorts uppdrag du ska åta dig.
Vad menas med uppdragsavtal, personuppgiftsbiträde och varför behövs det?
Uppdragsavtalet, eller uppdragsbrevet som det också kallas, tillsammans med FAR:s allmänna villkor, syftar i första hand till att öka parternas förståelse för innehållet i tjänsten. Samtidigt klargör uppdragsavtalet parternas respektive rättigheter och skyldigheter i uppdragsrelationen och innebär att missförstånd om uppdragets omfattning och villkor kan undvikas.
Personuppgiftsbiträde – vad krävs?
Som personuppgiftsbiträde är du den som i praktiken behandlar personuppgifter, för en personuppgiftsansvarigs räkning. En personuppgiftsansvarig bestämmer för vilket ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur de ska behandlas.
Ett personuppgiftsbiträde kan vara en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ och får inte tillhöra den personuppgiftsansvarigas organisation.
Ett personuppgiftsbiträde får enbart behandla personuppgifter enligt instruktion från den personuppgiftsansvariga.
Uppdragsavtal för lönehantering
I Reko 410 får du vägledning: Uppdragsavtalet ska beskriva uppdragets omfattning, arbetsfördelningen mellan byrån och uppdragsgivaren samt att parternas ansvar ska definieras.
Som lönekonsult anses du generellt vara personuppgiftsbiträde och det är därför viktigt att du kompletterar ditt uppdragsavtal med ett personuppgiftsbiträdesavtal. För mer information se FAQ.
GDPR
Som lönebyrå hanterar du personuppgifter, både i uppdraget som utförs men även om dina kunder och eventuella anställda. Det är därför viktigt att byrån hanterar personuppgifter rätt och följer gällande regelverk. FAR har tagit fram ett dokument som kan ge vägledning i många frågor, men det kan även vara bra att söka efter svar på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.
Guider och mallar (kräver inlogg)
