Så fungerar FAR:s kvalitetskontroll

Kvalitetskontrollerna genomförs av särskilda kvalitetsnämnder, som är oberoende organ valda av FAR:s stämma.

I kontrollarbetet har kvalitetsnämnderna hjälp av kvalitetskontrollanter, som är FAR- medlemmar, och av FAR:s kvalitetssekretariat.

1. Urval

På våren väljer FAR:s kvalitetssekretariat ut vilka medlemsbyråer och medlemmar som ska kontrolleras. Urvalet görs på ett konsekvent sätt så att alla, som huvudregel, blir kontrollerade vart sjätte år. Kontrollerna sker i normalfallet på hösten samma år.

Kontrollen kan antingen vara så kallad enskild kontroll eller en systemkontroll. En enskild kontroll innebär granskning av enskilda medlemmar och medlemsbyråer. En systemkontroll avser granskning av medlemsbyråers interna kvalitetskontrollsystem.

2. Information till kontrollanterna

Kvalitetskontrollanterna får information om vilka medlemsbyråer och medlemmar de ska kontrollera. Om kontrollanten bedömer att det föreligger jäv i något ärende ska detta meddelas till kvalitetssekretariatet.

3. Information till den som ska kontrolleras

Innan sommaren får de medlemsföretag som ingår i årets urval för kvalitetskontroll, information om att de ska kontrolleras under hösten och vem som är utsedd till kvalitetskontrollant. Om du som ska kontrolleras bedömer att det föreligger jäv gällande utsedd kontrollant ska detta meddelas till kvalitetssekretariatet.

Innan kontrollarbetet påbörjas ska kontrollanten och medlemsföretaget underteckna ett uppdragsavtal för att säkerställa att uppdraget kan utföras enligt de krav som kvalitetsnämnden ställer. I uppdragsavtalet framgår bland annat arvode, deadline för rapportering samt att det är kontrollantens företag som fakturerar för kvalitetskontrollen. 

Därför är det viktigt att du förbereder dig inför kvalitetskontrollen

4. Kvalitetskontrollen genomförs

Från 2023 dokumenteras kvalitetskontrollerna i ett digitalt verktyg som heter Belay  Kvalitetskontrollen genomförs i normalfallet någon gång under perioden 1 september till 31 december.

Kvalitetskontrollen omfattar två moment, dels de allmänna kontrollerna om bland annat byråns riktlinjer och rutiner, dels uppdragskontroller per enskild medlem.

De allmänna kontrollerna innefattar byråns organisation och riktlinjer. De medlemmar som ska kontrolleras lämnar också uppgifter om arbetsuppgifter, utbildning och de största eller mest komplexa uppdrag som medlemmen arbetar med och som är särskilt viktiga för byrån. Syftet är att kontrollanten ska kunna förbereda och genomföra kvalitetskontrollen så effektivt som möjligt.

Kontrollen genomförs genom ett fysiskt besök på byrån, men kan vid behov göras på distans. Kontrollen genomförs genom intervjuer med den som är ansvarig och med medlemmar som ingår i kontrollen. Kontrollanten genomför även två uppdragskontroller per kontrollerad medlem.

Om ett av de två kontrollerade uppdragen inte blir godkänt av kontrollanten blir ytterligare ett uppdrag kontrollerat. Av de granskade uppdragen ska sedan kontrollanten göra en sammanfattande bedömning. Den sammanfattande bedömningen framgår av den rapport som lämnas till den kontrollerade medlemsbyrån.

5. Rapport till kontrollerad

När kontrollen är utförd sammanställer kontrollanten sin rapport som lämnas till företagsledningen för den kontrollerade byrån som får möjlighet att lämna synpunkter på rapporten. Därefter skickar kontrollanten sin rapport och allt övrigt kontrollmaterial till kvalitetssekretariatet.

6. Kvalitetssekretariatet bereder ärendet

Kvalitetssekretariatet bereder ärendena inför kvalitetsnämndens sammanträden. Vid behov kan kvalitetssekretariatet behöva återkomma till kontrollanten eller till den som blivit kontrollerad för frågor eller kompletterande uppgifter.

7. Kvalitetsnämnden fattar beslut

Kvalitetsnämnden går igenom material och fattar beslut. Kvalitetsnämnden sammanträder regelbundet under kontrollperioden och fattar beslut i de ärenden som rapporterats. Om nämnden behöver kompletterande information för att kunna fatta ett beslut bordläggs ärendet till nästkommande sammanträde.

I kvalitetskontrollen kan du bli:

• Godkänd
• Godkänd med kommentar om iakttagelser
• Ej godkänd i kombination med omkontroll alt. begränsad omkontroll (inom ett år)
• Ej godkänd i kombination med ett överlämnande till Revisorsinspektionen alternativt FAR:s disciplinnämnd

8. Beslutsbrev till den som kontrollerats

Kvalitetsnämndens beslut skickas av kvalitetssekretariatet till det företag som har kontrollerats. Om kvalitetsnämndens beslut avviker från kontrollantens förslag till beslut har byrån två veckor på sig att bemöta kvalitetsnämndens beslut. Kvalitetsnämndens ärendehantering löper från november till juni.