Redovisningsverksamhet i FAR:s medlemsföretag ska bedrivas i enlighet med kraven i Reko, FAR:s yrkesetiska regler och tillämpliga lagar och regler. Reko 200-230 utgör medlemsföretagets kvalitetsstyrningssystem.
Reko 2023 har stort fokus på att beskriva hur medlemsföretaget ska arbeta proaktivt med kvalitetsfrågor, bland annat genom ett tydligt kvalitetsstyrningssystem. En viktig komponent i kvalitetsstyrningssystemet för redovisningskonsulter är att det är skalbart och därför kan anpassas till det enskilda företaget. Det skapar bra förutsättningar för ett reellt kvalitetsarbete som är mer än bara en efterlevnadsövning.
Kvalitetsstyrningssystemet innehåller fyra delar:
- analys
- riskbedömning
- åtgärder för att minska risker
- utvärdering.
Avsätt tid för analys
Kvalitetsstyrning kräver tid. FAR:s mallar är menade att användas som stöd och ersätter inte det egna arbetet, som är väsentligt för att uppnå hög kvalitet. För att göra nödvändiga anpassningar av mallarna behöver företaget därför analysera den egna verksamheten.
I Reko ingår det obligatoriska kvalitetsmålet att efterleva Reko, FAR:s yrkesetiska regler samt tillämpliga lagar och regler. Dessutom finns det krav på att varje företag ska analysera behovet av fler kvalitetsmål. I kvalitetskontrollen kontrolleras att företaget har gjort analysen och att både analys och slutsats har dokumenterats.
Uppdatera riskbedömningen regelbundet
I Reko 220 och 225 ställs krav på att medlemsföretaget ska bedöma risker som kan påverka att kvalitetsmålet inte uppfylls. Det är en process som behöver uppdateras löpande, till exempel om det uppstår förändringar i bemanning eller uppdrag. I kvalitetskontrollen kontrolleras att företaget har genomfört en riskbedömning och att det finns dokumentation som visar att den har utvärderats löpande, men minst en gång per år.
Etablera åtgärder som minskar riskerna
Om det finns risk för fel ska företaget etablera åtgärder, generella eller mer specifika, som minskar risken och förhindrar att det uppstår kvalitetsbrister. Generella åtgärder gäller dels för alla konsulter eller alla uppdrag, till exempel riktlinjer, dels för vissa uppdrag, till exempel Checklista årsredovisning. Andra åtgärder för att undivka att det uppstår en kvalitetsbrist kan vara mer specifika och skilja sig åt mellan olika kunder, uppdrag eller moment.
I kvalitetskontrollen kontrolleras att det finns åtgärder för att minska de identifierade riskerna, och att dessa är dokumenterade och kommunicerade till de som berörs.
Utvärdera för att undvika kvalitetsbrister
Efterlevnaden och effekterna av implementerade åtgärder behöver löpande utvärderas och, vid behov, uppdateras. Kravet i Reko är att utvärdering ska göras minst en gång om året, men FAR rekommenderar att varje företag utgår från det egna behovet för att undvika kvalitetsbrister.
Åtgärder och slutsatser av utvärderingar ska dokumenteras. I dokumentationen ska det framgå vem som har utfört utvärderingen och när den utförts. I kvalitetskontrollen kontrolleras att företaget har en dokumenterad utvärdering.
Exempel på vad en utvärdering kan innehålla
- Bestäm hur ofta uppdragskontroller ska utföras och säkerställ att alla uppdragskategorier och alla konsulter omfattas.
- Analysera klagomål och sanktioner.
- Genomför kundnöjdhetsundersökningar som fångar upp eventuella brister i kundrelationen.
- Fånga upp synpunkter på rutiner, risker, brister, åtgärder och behov av förändring i medarbetarsamtal.
- Analysera om uppdrag har rapporterats i tid under året.
- Gör stickprovskontroller av väsentliga områden.
- Gör stickprovskontroller för att säkerställa att företagets kvalitetssäkringsåtgärder har genomförts.
- Analysera synpunkter i kvalitetskontrollen
- Analysera identifierade brister;
- Varför har de uppkommit?
- Är det en enstaka eller en generell/återkommande brist?
- Innebär bristen att det finns en ny risk eller att befintlig risk inte har tillräckliga åtgärder?
- Har åtgärder inte implementerats eller inte fungerat?
Planera in regelbundna utvärderingar för att i ett tidigt skede kunna identifiera om processen fungerar.
Slutsatser av utvärderingen kan vara att:
- Kvalitetsstyrningssystemet fungerar och inga ytterligare risker har identifierats och inga nya åtgärder behöver implementeras.
- Kvalitetsstyrningssystemet fungerar men kan förbättras genom att uppdatera riskanalysen med nya identifierade risker och/eller åtgärder.
- Kvalitetsstyrningssystemet har inte fungerat tillfredsställande och riskanalysen ska uppdateras med risker och åtgärder.
