Planering, projektredovisning och koll på kassaflödet. Det är några aspekter det gäller att ha ordning på vid revision i byggföretag. FAR:s lärare i ämnet berättar om de olika stegen och riskerna i processen.
Om vi inte vet hur vi mår ekonomiskt, vet vi inte heller hur mycket utdelning vi kan göra eller om verksamheten läcker
Att jobba med revision i bygg- och anläggningsföretag kräver en särskild förståelse för branschen och dess specifika utmaningar. Och de kan vara många, menar Per Lindblom, auktoriserad revisor med bred erfarenhet av revision i byggbranschen och FAR-lärare på kursen ”Revision i byggföretag och anläggningsföretag”. Enligt honom börjar jobbet ändå alltid med en viktig sak – visionen.
– Jag brukar tänka ”hur skulle jag göra här om jag fick bestämma helt själv”, i stället för ”vad är det som jag kan göra här”. Då kan jag planera i tid och hjälpa kunden att införa kontrollmoment som är till nytta för verksamheten och som underlättar revisionen. Det går inte att skapa den ultimata revisionen, men utan vision vet vi inte åt vilket håll vi ska driva processen.
Planeringsfasen betonar Per Lindblom därför som något att särskilt lägga fokus på.
– Den är väldigt viktig eftersom det är då man förstår vilka affärsrisker som finns och hur vi kan tackla dem. Vi behöver en metodik för att säkerställa alla intäkter och kostnader, samt verktyg för att bedöma värdet av pågående projekt. Här finns de största riskerna och om rutinerna inte sitter har vi stora problem.
Projektredovisning a och o
För att kunna kontrollera att alla kostnader hänger ihop med intäkterna och går in i rätt projekt är det avgörande att ha en projektredovisning. Den ger en övergripande bild av flödet och felkällor är lättare att upptäcka och eliminera.
– En projektredovisning ska finnas och den måste följas upp löpande av verksamhetsansvarig. Finns den, finns också förutsättningarna för en intern kontroll och då kan revisorn gå in och granska den interna kontrollen när något inte stämmer. Saknas projektredovisningen får revisorn i stället sitta och leta efter hur verifikationerna hänger ihop och det tar mycket tid, säger Per Lindblom.
Bolagets önskade marginaler ska också vara tydligt kommunicerade och följas upp.
– Om entreprenaderna till exempel har ett mål på tio procents marginal, men det finns entreprenader som ligger under målbilden, då måste vi fundera på varför. Är intäkterna för låga eller kostnaderna för höga? Är det fel i offerten? Eller finns problem på bygget och kostnader som inte stämmer? Vi måste analysera avvikelsen och gå till botten med den.
Bedöma färdigställandegraden
Genom uppföljning av genomförda projekt skapas en uppfattning om marginalerna håller. Det är centralt när man bedömer hur mycket som kan resultaträknas utifrån färdigställandegraden. Om marginalerna inte håller behöver man jobba med analysen, menar Per Lindblom.
En annan vanlig fråga är bedömningen av hur långt man kommit i projektet.
– Det är en typisk fråga kopplad till bokslutet och ofta svår att avgöra. Det bygger främst på att man har en förståelse för hur man ska bedöma hur långt man kommit i olika projekt. Det är inte alltid givet att det blir korrekt om jag tittar på hur mycket kostnader man lagt ned i projektet i relation till de beräknade totala kostnaderna.
Då kan man behöva ta ett steg tillbaka och se över projektplanen, menar Per Lindblom.
– Man kanske också måste analysera projektplanen över hur mycket arbete som faktiskt är gjort. Dessutom finns här en skillnad i redovisningsreglerna i K2 och K3 som kan spela en ett spratt.
Fulfakturor och avsättning för garantirisker
Felaktigheter kan också uppstå på grund av att kostnader saknas, placerats i fel projekt, fakturor saknas, kompispriser till entreprenörer och felaktiga fakturor.
– Det är viktigt med god kvalitet på ingående och utgående fakturor så att man uppfyller lagens krav. Fakturor som är ofullständiga eller otydliga kan vara en varningssignal för oegentligheter, säger Per Lindblom.
Något som kan gå fel är också att posten för avsättningar för framtida garantiarbeten saknas. Speciellt i mindre byggbolag är detta vanligt.
– Håller man inte reda på hur mycket garantiarbeten man har under åren är det svårt att veta hur stora garantiavsättningar man behöver gör om bolaget växer.
Viktigast av allt - håll koll på flödet
Sammanfattningsvis, för att upptäcka felaktigheter är det allra viktigast att alltid hålla koll på flödet, påminner Per Lindblom.
– Nummer ett kommer alltid att vara; har vi kontroll på flödet i det stora? Hur har vi det med alla intäkter och hör kostnaderna hemma här? Om vi inte vet hur vi mår ekonomiskt, vet vi inte heller hur mycket utdelning vi kan göra eller om verksamheten läcker.
