Anna Lindén möter många CFO:er och ekonomichefer i sin roll som partner och rådgivare inom finansiell rapportering. För de flesta är digitalisering och automatisering två av de främsta prioriteringarna – och det några av nycklarna till ett mer effektivt bokslut.
Effektivisering, digitalisering, automatisering och ESG. Det är svaret Anna Lindén, partner och rådgivare inom finansiell rapportering på PwC, får när hon frågar CFO:er och ekonomichefer vad som står högst på deras att göra-lista.
– Tidigare har jag ofta tagit det första mötet kring bokslutsprocessen med kund själv, men nu har jag i regel med mig en rådgivare inom AI, digitalisering och automatisering, säger hon.
Affärsbeslut, regelefterlevnad och bokslut brukade vara tillräckligt för ekonomichefen. Men i takt med att AI och automatisering tränger igenom hela samhället står vi förmodligen inför ett stort skift, i såväl arbetssätt som hur till exempel en ekonomifunktion ska komma att definieras.
– Vi har länge pratat om framtidens ekonomifunktion, men vi befinner oss i det här skiftet just nu. När manuella och transaktionella arbetsuppgifter automatiseras kan tid frigöras för ekonomer att skifta fokus och axla fler roller, som affärspartner, förändringsledare eller rådgivare med ett mer framåtblickande och strategiskt perspektiv Ekonomifunktionen sitter på väldigt mycket siffror och data – och med den ges en unik möjlighet att bidra med analys, uppföljning och stöd för att fatta rätt beslut ute i verksamheten, säger Anna Lindén.
Standardiserade processer och kontinuerlig förbättring
Men allt är inte automatisering när det kommer till effektiva bokslut. Lika viktiga är de grundläggande förutsättningarna. En tydlig roll- och ansvarsfördelning som minimerar risken för både dubbelarbete och borttappade uppgifter, väl strukturerad dokumentation och checklistor på plats, och – inte minst – standardisering och enhetliga processer inom koncernen.
– Arbeta efter standardiserade processer, varje månad, kvartal och år. Det skapar rutin, struktur och igenkänning av moment vilket kan minska arbetsbördan under själva bokslutsperioden. Lika viktigt är att sträva efter och kontinuerligt jobba med förbättringar. Identifiera och minska såväl flaskhalsar som personberoende, lär av tidigare erfarenheter och se till att ha en process för att involvera teamet och fånga upp deras tankar och idéer, säger Anna Lindén.
Problemet, menar Anna Lindén, är att många upplever att det inte finns naturliga tillfällen att pausa det dagliga och löpande arbetet för att implementera förbättringsåtgärder.
– En ekonomifunktion i dag har i regel inte så mycket tid över, men det är avgörande att ändå avsätta tid och resurser för att kunna genomföra en förändring. Vinsten och hävstången kommer när du börjar automatisera, effektivisera eller frigöra resurser på annat sätt. Det är en investering som inte bara kommer att löna sig, utan också är nödvändig för att kunna hålla sig konkurrenskraftig och skapa en attraktiv arbetsplats.
Anna Lindéns 3 bästa tips för en mer effektiv bokslutsprocess
1. Gör en nulägesanalys. Brainstorma tillsammans kring var ni befinner er i dag, vad som fungerar och vad som inte fungerar och vart ni vill befinna er framöver. Ofta finns många tankar och idéer internt, ta vara på dem!
2. Utnyttja den befintliga kompetensen. Ge personer med intresse och vilja att driva förändring mandat och tid. Involverar också resurser utanför ekonomifunktionen för att främja samarbete och kompetensöverföring mellan avdelningar.
3. Börja med något konkret. När jag nämner AI och automatisering kan det vara svårt att se vad det konkret betyder för ekonomifunktionen, men det behöver inte vara ett jätteprojekt. Börja med isolerade steg som eliminerar manuella repetitiva uppgifter. En förbättring kan till exempel vara att omvandla finansmanualen och vanliga frågor till en chattfunktion vilket minskar behovet av att svara på samma fråga upprepade gånger. Automatisering av kundreskontra kan ske vid utskick av fakturor, påminnelser och matchning av inbetalningar. Leverantörsreskontra kan effektiviseras med e-fakturor, matchning av betalning och digitala godkännanden. Avstämningar kan göras med automatiska verktyg som jämför kontosaldon och flaggar avvikelser och bokföringsorder kan automatiseras genom regelstyrd kontering och bokning.
