En auktoriserad lönekonsult har en viktig roll i att säkerställa att kunden hanterar löner på ett korrekt, rättvist och lagenligt sätt. Lönekonsulten är ofta den första som ser när något inte stämmer, oavsett om det gäller lagbrott, avvikelser från kollektivavtal eller bristande intern kontroll.
I vissa fall kan det handla om bristande rutiner, okunskap eller missförstånd. I andra fall om medvetna beslut som riskerar att få rättsliga eller etiska konsekvenser.
I sådana här situationer blir det extra viktigt med yrkesansvar. Att agera är inte bara en skyldighet enligt Reko (Svensk standard för redovisnings- och lönetjänster). Det är en del av lönekonsultens professionella omdöme och rollen som rådgivare.
Exempel på situationer
- Kunden betalar inte ut semesterlön enligt gällande lag
- Arbetsgivardeklarationer lämnas inte in, eller innehåller felaktiga belopp
- Lönejusteringar uteblir trots reglerat lönerevisionsdatum i kollektivavtal
- Bristande rapportering av arbetstid vid sjukdom och VAB
- Svårigheter att få tillgång till nödvändigt underlag för att utföra uppdraget korrekt
En auktoriserad lönekonsult har verktyg som innebär en kvalitetssäkring för seriösa företag. För myndigheter och andra intressenter skapar det förtroende att veta att företaget anlitar en auktoriserad lönekonsult som är medlem i FAR.
Så ska en auktoriserad lönekonsult agera
1. Dokumentera det du ser
Säkerställ att det du upptäckt är korrekt, att det finns dokumentation som styrker observationen, och att du kan beskriva vad det innebär i sak, för både individ och företag.
2. Informera kunden och för en dialog
Din första åtgärd är alltid att ta upp frågan med kunden. Du tydliggör vad som gäller enligt lag, avtal eller praxis, och vad konsekvenserna kan bli – både arbetsrättsligt, skattemässigt och ur ett arbetsgivaransvarsperspektiv. Du ska även löpande dokumentera kommunikationen med kunden och dess slutsatser med anledning den väsentliga händelsen.
3. Rapportera om väsentliga händelser
Om det inte sker någon förändring eller åtgärd från kundens sida, trots att du har lyft frågan, ska rapport om väsentliga händelser lämnas till företagsledningen eller styrelsen.
4. Ompröva uppdraget
När rapport om väsentliga händelser har lämnats ska uppdraget omprövas. I vissa fall kan det innebära att du inte längre kan utföra löneuppdraget på ett korrekt sätt. Glöm inte om dokumentera dina slutsatser.
5. Värna din professionella integritet
I slutändan behöver du kunna stå för det arbete du gör – både gentemot kunden, de anställda och myndigheter. Om du misstänker att din medverkan kan leda till felaktigheter eller förtroendeskador, är det din skyldighet att reagera, agera och dokumentera
Reko 850 Rapportering vid väsentliga händelser
Ett företag som anlitar en auktoriserad lönekonsult måste vara införstådd med att lönekonsulten ställer frågor samt kräver förklaringar och kompletteringar om det finns oklara eller suspekta underlag, eller om det saknas uppgifter. För myndigheter och andra intressenter är det en trygghet att veta att ett företag anlitar en auktoriserad lönekonsult som är medlem i FAR.
Om konsulten har meddelat kundföretaget att det finns eller befaras väsentliga brister, händelser eller felaktigheter och företaget inte har åtgärdat dessa inom rimlig tid ska konsulten lämna en skriftlig rapport till bolagets företagsledning eller styrelse (rapport om väsentliga händelser).
