Ett modernt system som lägger grunden för en automatiserad redovisningsprocess och kan skalas för en föränderlig koncern. Det stod högt på Anneli Åhmans och Epirocs kravlista inför det stundande bytet av systemstöd kopplat till den finansiella redovisningen.
I somras tog Epirocs styrelse formellt beslutet att upphandla nytt systemstöd för den finansiella redovisningen och rapporteringen. Då hade redan Anneli Åhman, Vice President Group Controller, och hennes kollegor börjat formulera en kravspecifikation, sonderat utbudet på marknaden och kartlagt potentiella utmaningar och risker.
– Det vi framför allt vill uppnå är ett framtidssäkert system som dels lägger en grund för att kunna automatisera konsolideringsprocessen med minskad manuell handpåläggning och en förbättrad bokslutsprocess, dels kan hjälpa oss på den complianceresa som vi nu gör med alla nya lagkrav inom till exempel hållbarhetsrapportering. Vårt nuvarande system når end of life inom några år och vi visste att det här skulle bli ett omfattande projekt som tar mycket tid och resurser i anspråk. Vi räknar med att vara i mål under det andra kvartalet 2026, men för att undvika risker inom den externa rapporteringen drog projektet i gång nu i september, säger Anneli Åhman.
Från kravspec till demo och referenstagning
Som en av världens ledande leverantörer av lösningar för gruv- och anläggningsindustrin har Epiroc verksamhet över hela världen. Koncernen befinner sig i en tillväxtfas och den interna organisationen omformas löpande, parallellt med att externa faktorer som lagstiftning kan förändra spelreglerna snabbt.
– Utbudet av leverantörer är ganska stort. Vi gjorde först ett screeningprojekt kring vilka aktörer vi kände till och hade blivit kontaktade av samt vilka ytterligare som var relevanta. Vi skickade RFI:er till åtta med en övergripande kravbild. Till slut kunde vi krympa listan till tre leverantörer som mötte vår kravbild fullt ut och därefter påbörja en mer tidskrävande utvärderingsprocess.
Bland annat fick leverantörerna demonstrera sina produkter, men minst lika viktigt var att samla in referenser från tidigare kunder.
– Ett sådant här projekt genomför de flesta som mest en eller två gånger under sin karriär. Att få möta de som har varit i samma situation, haft samma frågor och gjort samma resa är otroligt värdefullt. Nu har vi precis påbörjat själva implementeringsprojektet och ska tillsammans med vår valda leverantör börja designa och bygga upp systemet. Det kommer att bli ett långt och intensivt arbete som vi sedan får fortsätta utveckla under kommande år. Även om det är en stor investering i både tid och pengar nu kommer licenskostnaderna att sjunka och behovet av manuellt arbete att minska. Inom koncernen känner jag en försiktig optimism – och jag själv är väldigt taggad, säger Anneli Åhman.
Anneli Åhmans 3 tips till er som överväger ett nytt systemstöd
1. Se det som ett förändringsprojekt snarare än ett systemprojekt. Skiftet kommer att beröra många människor och funktioner – och många brukar vilja vara med i besluten. Ta vara på alla idéer och all input för att skapa en gemensam och långsiktig förändring.
2. Bolla och utbyt erfarenheter med människor som nyligen gjort liknande projekt eller står i begrepp att göra det. Samla in referenser och ta in extern hjälp för att få in nya perspektiv – det är lätt att bli hemmablind.
3. Planera för utbildningar och löpande information. Ju enklare övergången går när det nya systemstödet är på plats, desto bättre. Verksamheten ska fortsätta under systembytet och det kan vara en utmaning att ta tid och resurser i anspråk under resan, men det är viktigt att inte underskatta behovet av utbildning.
