Fler än tusen rapporteringspunkter och en deadline som kryper närmare. Många bolag planerar eller genomför sin första CSRD-rapport – och de flesta vill ha ett stabilt systemstöd att luta sig emot. Men hur ska man tänka när valmöjligheterna ökar och leverantörerna blir fler för varje dag?
CSRD driver fram nya krav på rapportering, och därmed också en växande marknad för systemstöd. Enligt Christian Lannerberth, hållbarhetskonsult på EY, har utbudet exploderat de senaste åren. Från ett fåtal alternativ med fokus på miljö- och klimatdata, finns nu en mängd system med inbyggd möjlighet till analys, beslutsstöd och scenariemodellering.
– De företag som omfattas av CSRD blir ofta kontaktade av säljare. Många har blivit uppmuntrade att köpa system innan de ens vet vilken data de ska samla in, säger han.
Att välja rätt stöd är en komplex process som kräver både tid och resurser. För att undvika misstag gäller det att först definiera behoven och förstå hela rapporteringskedjan.
Låt processen styra valet
CSRD bygger på den dubbla väsentlighetsanalysen. Innan ett system upphandlas bör företaget därför ha en tydlig bild av sina rapporteringsbehov. Att ta hjälp av en strukturerad utvärderingsmodell är avgörande.
– Sätt tydliga skall-krav på vad systemet behöver klara av och låt leverantörerna redogöra för hur de uppfyller dem. Be sedan flera aktörer att visa sina lösningar innan ni fattar ett beslut, säger Christian Lannerberth.
En annan viktig aspekt är att förstå vad systemet ska användas till – är det primärt för rapportering eller även för analys och beslutsfattande? Har ni en omfattande kvantitativ datainsamling framför er eller handlar det snarare om policyer och ett övervägande kvalitativt material? Det påverkar vilka funktioner som krävs.
Vanliga fallgropar
Ett av de största misstagen företag gör är att köpa ett system innan de vet vad de ska mäta. Det kan resultera i en lösning som inte möter verksamhetens behov.
– Många ser inte till hela CSRD-resan och köper system i delar, till exempel genom en enskild modul för att genomföra själva väsentlighetsanalysen. Eller att systemet förutsätter ett annat arbetssätt än hur företaget vanligtvis arbetar. Det kan leda till en inlåsning i ett system som snart visar sig vara otillräckligt, säger Christian Lannerberth.
Ett annat vanligt misstag är att tro att automatisering och AI kommer att lösa alla problem.
– Det finns en föreställning om att systemen ska kunna integreras sömlöst med befintliga system från start. I praktiken krävs ofta anpassningar och kopplingar som tar tid och kostar pengar att bygga.
Tänk långsiktigt
Fem år framåt tror Christian Lannerberth att marknaden kommer att se annorlunda ut.
– Vi förväntar oss en konsolidering där flera system försvinner eller slås ihop. De stora aktörerna som SAP och Microsoft kommer att ha mer mogna lösningar för de riktigt stora bolagen, medan mindre företag kan ha andra alternativ.
Automatisering och AI kommer att spela en större roll, men manuellt arbete kommer fortsatt att behövas, särskilt i granskning och analys av data.
– Relativt många företag kan klara rapporteringen utan systemstöd under det första året genom att samla in data i Excel, men det skapar utmaningar med spårbarhet och säkerhet. Att väga kostnaden för en licens mot tiden det tar att hantera data manuellt är en viktig del av beslutsprocessen.
Att välja systemstöd handlar inte bara om teknik – det är en strategisk investering. Med rätt förberedelser och en strukturerad upphandling får företag bättre förutsättningar att fatta beslut som håller över tid.
