Excel dominerar fortfarande – trots viljan till förändring

Excel är fortfarande det dominerande verktyget för budget- och prognosarbete men många ekonomiavdelningar vill utveckla arbetet med systemstöd och AI. För att controllers ska kunna bli strategiska rådgivare krävs bättre systemstöd, menar Max Persson som arbetat med ekonomisystem i 25 år.

Den digitala utvecklingen inom ekonomistyrning har inte varit så revolutionerande som man kanske hade förväntat sig. Trots att det gått 25 år sedan de första stora systemen implementerades i början av 90-talet, är Excel fortfarande det vanligaste verktyget för budget- och prognosarbete på många bolag. Det säger Max Persson, expert inom systemstöd för finansiell planering och analys, FP&A.

Max Persson, expert inom systemstöd för FP&A på Unit4.

– Jag upplever att förändringsviljan finns hos många bolag och controllers, men trots det händer det inte så mycket. En anledning tror jag är att ekonomiavdelningar ofta är slimmade organisationer där medarbetarna arbetar under hög belastning. När nya system ska implementeras läggs nya arbetsuppgifter ovanpå det ordinarie arbetet, vilket skapar en utmanande situation. Ett annat skäl kan vara att system kostar pengar. Excel upplevs ofta som en gratislösning som redan finns i organisationen, vilket minskar motivationen att investera i nya system.

Kvalitetssäkring allt viktigare

Moderna systemstöd erbjuder flera viktiga fördelar enligt Max Persson. Strukturerad datainsamling innebär både en kvalitetssäkring samtidigt som det ger möjlighet att arbeta med AI och machine learning på ett strukturerat sätt. Men framför allt handlar det om att säkerställa kvaliteten i processerna.

– Varje Excel-ark blir en egen databas, vilket ökar risken för fel. Med ett ordentligt systemstöd får du en mer definierad process där du kan säkerställa beräkningar och nyckeltal på ett korrekt sätt. Det blir särskilt viktigt i budgetprocesser som revideras av revisorer, förklarar Max Persson.

Framtidens controllerroll

Controllerrollen står inför en betydande förändring, tror Max Persson. Idag läggs det generellt mycket tid på administrativa uppgifter och budgetprocesser, men med hjälp av systemstöd kan en controller fokusera mer på analys, strategiskt arbete och omvärldsanalys.

– Diskussionen om controllerrollen har pågått länge. Ju mer vi kan automatisera, desto mer tid kan vi lägga på strategiskt arbete. Först då kan en controller bli mer av en business partner.

Steget mot mer systemstöd, AI och machine learning innebär också att en ny typ av kompetens kommer att behövas.

– Om man ska jobba med AI måste man ha viss förståelse för statistik och modeller, så där behövs en ökad kunskapsnivå generellt tillsammans med nya specialiseringar, säger Max Persson.

Mogna in i en lösning

För att ett bolag överhuvudtaget ska ha nytta av att implementera systemstöd krävs att man avsätter ordentligt med tid för förändringen i organisationen samt att grundläggande "hygienfaktorer" som rapportering och budgetering fungerar tillfredsställande.

– Det är viktigt att mogna in i en lösning. Om du inte har ordning på utfall, budget och prognosprocesser så kommer inte systemstöd hjälpa dig så mycket, säger Max Persson.

Han betonar också vikten av att hela organisationen är delaktig i förändringsarbetet.

– Det räcker inte att ta in en konsult som kommer med en presentation och sedan är det klart. Förändringen måste ske i en demokratisk samarbetsanda där organisationen själv äger processen. Här är det viktigt att jobba med kommunikation och att få med sig alla på resan.

Max Persson säger också att det är viktigt att göra en ordentlig kalkyl där man räknar på investeringen över tid.

– När man räknar på kostnaden för ett nytt system måste man göra en nuvärdesberäkning där investeringen räknas av på ett antal år. Men det är lika viktigt att tänka på de långsiktiga kostnaderna. Om organisationen själv inte kan hantera systemet blir det ofta dyrt med supportavtal från konsultbyråer. Därför är det viktigt att organisationen är med från början och bygger upp egen kompetens.

Framtidsutsikter med både möjligheter och utmaningar

Utvecklingen i dag går mot mer SaaS-lösningar, software as a service, det vill säga mer flexibla licensmodeller med möjlighet att skala upp. Detta gör det enklare för företag att implementera nya system och inkludera fler användargrupper. Samtidigt ökar kraven på cybersäkerhet, vilket adderar ytterligare komplexitet till systemen.

– Säkerhetsfrågor kommer att påverka oss mer och göra arbetet för en controller mer komplext. Det finns hot vi känner till och kan förbereda oss för, men också sådana vi inte ens vet existerar än. Ju mer vi kan jobba med snabba och flexibla processer, desto bättre rustade blir vi att hantera oväntade säkerhetsutmaningar, säger Max Persson.

Att AI kommer att spela en viktig roll framöver råder det ingen tvekan om, men främst som ett stöd snarare än en ersättning för mänskligt omdöme, tror Max Persson.

– AI kan till exempel hjälpa till med en basprognos, identifiera avvikelser och ge varningssignaler, men det behövs fortfarande en mänsklig hjärna för att förstå kontexten, analysera orsakerna och fatta beslut.