Beyond Budgeting slår sönder budgetprocessen

I en värld som förändras snabbt kan fasta budgetar bli en begränsning snarare än ett stöd. Beyond Budgeting innebär en mer dynamisk och flexibel styrmodell – anpassad efter verkligheten snarare än kalenderåret.

Traditionell budgetering har länge varit en självklarhet i företags finansiella styrning. I dag börjar fler och fler kika på en mer flexibel styrmodell som gör det möjligt att reagera snabbare och fatta bättre beslut baserade på aktuella förutsättningar.

Grunden i Beyond Budgeting handlar om att man överger traditionella budgetar till förmån för en mer dynamisk modell, med rullande intäkter och kostnader. Namnet kommer från Handelsbankens styrmodell ”budgetlös styrning” som togs fram i början av 70-talet.

– Problemet med traditionell budget är att besluten ofta fattas långt i förväg och bygger på antaganden som snabbt kan bli inaktuella, säger Rikard Olsson, Finance Director på medicinteknikföretaget XVIVO Group och fortsätter:

– På 90-talet började några forskare i England undersöka varför vissa företag är mer framgångsrika än andra. De tittade inte på produkterna eller tjänsterna utan på styrprocesser, det vill säga vad som hände inne bolagen och Handelsbanken var ett av företagen.

I praktiken bygger Beyond Budgeting på tolv principer som syftar till att skapa en mer anpassningsbar organisation. Principerna delas in i två huvudområden: ledarskap och styrning. På ledarskapssidan handlar det om att ge organisationen större autonomi, där beslut grundas i värderingar snarare än detaljstyrning. Medarbetarna ges förtroende att agera inom ramarna för organisationens övergripande strategi och kultur, vilket främjar snabbare och mer självständiga beslut.

Den andra delen rör processer och styrning. Här ersätts traditionella budgetar med flexibla mål, dynamiska prognoser och decentraliserad resursfördelning. I stället för att fastställa en årlig budget arbetar företagen med kontinuerliga uppföljningar och justeringar, vilket gör att de snabbare kan anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden. Genom att implementera dessa principer kan företag skapa en smidigare organisation, där beslut fattas när och där de behövs, snarare än att allt styrs av en årlig budgetcykel.

– I grunden handlar det om att sådant som värdegrund och kultur ska synka med planeringsprocessen, säger Rikard Olsson som själv började intressera sig för en mer flexibel budgetprocess när han jobbade som chefscontroller på Astra Zeneca. När han började på XVIVO tog han med sig samma tankesätt kring budget.

– Jag insåg att vi försökte göra fyra saker i en och samma process, sätta mål, prognostisera, allokera resurser och säga hur de ska användas. Med Beyond Budgeting slår vi sönder budgetprocessen i andra delar för att bli mer holistiska och långsiktiga.

Att lämna traditionell budgetstyrning innebär en förändring av både processer och tankesätt, och det finns utmaningar på vägen. En av de största handlar om kulturförändring. Medarbetare och ledare behöver anpassa sig till att fatta beslut utan en fast budgetram, vilket kräver en annan typ av ansvarstagande och förståelse för verksamhetens mål. Externa intressenter, såsom investerare, revisorer och styrelser, är ofta vana vid budgetstyrning och kan behöva extra tydlig kommunikation i förändringsarbetet.

– Den absoluta svåraste biten är att förändra människors tankesätt. Du som chef måste fatta beslut som är grundade i strategi och vision snarare än utifrån en satt budget. Det sätter betydligt hårdare krav på cheferna i sitt beslutsfattande, säger Rikard Olsson.

I vilken ände kan man börja?

– Allt måste ha utgångspunkt i er verksamhet. Det är viktigt att börja med att skapa förståelse för hur organisationen ser ut, hur just er affärsmodell fungerar och vilka era medarbetare är. Sen kan ni gå vidare och titta på hur styrprocessen och ledningsfilosofin ser ut. Fundera på vad som hänger ihop och inte och ta tag i det som behövs, säger Rikard Olsson och fortsätter:

– Beyond Budgeting är ingen universallösning, men för företag som vill bli mer flexibla och snabbfotade kan det vara ett kraftfullt verktyg. En mer flexibel styrmodell gör det möjligt att reagera snabbare och fatta bättre beslut baserade på förändringar, antingen i omvärlden eller inom organisationen.