Digitala verktyg och mjukvaror är avgörande för att effektivisera och automatisera arbetsprocesser inom revision, redovisning och rådgivning. Men med många alternativ på marknaden gäller det att välja rätt verktyg. Här kan du läsa mer om varför det är så viktigt att vara bekant med olika verktyg och vad som är viktigt att tänka på vid utvärdering av nya lösningar.
Revisorer, konsulter och rådgivare bör vara bekanta med de olika digitala verktyg och mjukvaror som är tillgängliga för att effektivisera och automatisera sina arbetsprocesser. Det inkluderar redovisningsprogram, lönesystem, revisionsverktyg och andra system. Digitala verktyg kan hjälpa till att effektivisera arbetet och höja kvaliteten men ger också upphov till nya typer av risker som det är viktigt att vara medveten om.
Mångfald av digitala verktyg och mjukvaror
Den digitala omställningen har medfört ett överflöd av verktyg och mjukvaror som revisorer, konsulter och rådgivare bör vara medvetna om. Det handlar både om de systemstöd som kan användas för att utföra dina tjänster och den systemmiljö som finns hos dina kunder.
Redovisningsprogram, lönesystem och revisionsverktyg är de vanligaste lösningarna men med ökad digitalisering och nya krav uppkommer nya behov. Stödsystem för till exempel KYC och penningtvätt är också väl etablerade och de program som tidigare bara inkluderat bokföring blir mer avancerade med integrationer och moduler för att hantera exempelvis lager och anläggningstillgångar.
Programmen kan också inkludera mer automatiserade funktioner, till exempel automatkontering eller logiska regler för hantering av fakturor. Samtidigt pågår löpande arbete bland myndigheter och banker för att sätta upp API:er och andra integrationslösningar för att enkelt dela information mellan motparter.
Vikten av att välja rätt verktyg
Att välja rätt digitala verktyg och mjukvaror är avgörande av flera skäl. När man arbetar i digitala verktyg är det lätt att anta att programmet ska förstå och lösa problem automatiskt. Det kan dock vara en falsk trygghet om systemen inte är uppsatta på det sätt du förväntar dig eller tror.
1. Effektivisering av arbetsprocesser
Digitala verktyg och applikationer kan vara ett stöd för att automatisera återkommande uppgifter och minska manuellt arbete. Genom att välja rätt verktyg kan revisorer, konsulter och rådgivare öka sin produktivitet och koncentrera sig på mer strategiskt arbete. När processer automatiseras behöver man dock se till att de är uppsatta på ett korrekt sätt och att exempelvis skatte- eller momssatser är uppdaterade och korrekt konfigurerade i programvaran.
2. Noggrannhet och felminskning
Mänskliga fel är en vanlig orsak till fel i revision, redovisning och lön. Digitala verktyg kan bidra till att minska risken för fel och säkerställa korrekt hantering av data. I de fall systemen är felkonfigurerade kan dock uppsatta regler leda till stora fel då samma misstag kan upprepas vid många tillfällen.
3. Stöd för metodik och lagkrav
Digitala verktyg kan vara en ovärderlig hjälp för att ge stöd och vägledning genom en revision eller en annan process. Som yrkesutövare måste du dock se till att verktygen följer de krav som finns och säkerställa att arbetet utförts i enlighet med metodik och lagkrav. Du behöver också tänka på att systemen är ett stöd och att du behöver utvärdera vad som läggs in och vad som faktiskt behövs. Ett exempel är KYC och penningtvätt där din uppmärksamhet, medvetenhet och förståelse av syftet kring penningtvätt är en viktig del utöver systemstöd för dokumentation och uppföljning.
4. Samarbete och tillgänglighet
Molnbaserade system ger förutsättningar för samarbete i realtid och gör det möjligt för team att arbeta från olika platser. Ökad tillgänglighet ökar effektiviteten men belyser också vikten av att sätta rätt behörigheter för att säkerställa att de som är involverade bara kan utföra tilltänkta uppgifter. När en programvara kan nås via en webblösning är det också viktigare att jobba med lösenordshantering och säkerställa att användarna använder starka lösenord eller flerstegsverifiering (MFA).
Välj rätt verktyg för dina behov
För att välja rätt digitala verktyg och mjukvaror är det viktigt att förstå er organisations specifika behov och mål.
1. Identifiera dina uppgifter och mål
Börja med att definiera vilka uppgifter ni behöver utföra och vilka mål ni försöker uppnå med digitaliseringen av er verksamhet. Kartlägg de processer som finns uppsatta idag för att bygga förståelse om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.
2. Utforska alternativ
För varje uppgift eller mål, undersök de olika digitala verktyg och mjukvaror som är tillgängliga. Läs recensioner, jämför funktioner och prissättning och överväg att be om rekommendationer från branschkollegor. Säkerställ att programvarorna uppfyller de krav som er organisation har.
När ni utvärderar programvarorna mot de processer ni har uppsatta kan ni notera att programmens standardlösningar skiljer sig från hur ni har jobbat tidigare. Det kan leda till diskussioner om att göra anpassningar i programvaran. Standardlösningar är dock enklare att underhålla, både för leverantören och för er som användare. Behovet av anpassningar ska därför utvärderas mot standardlösningen för att hitta bäst väg framåt. I de fall anpassningar tas fram för standardprogram uppstår behov att löpande säkerställa att anpassningarna fortsatt funkar på tilltänkt sätt. Genom att använda standardprogram kan man därför förenkla och minska löpande förvaltning.
3. Informationsklassning
Vilken information behöver läggas in i applikationen och vad är det för typ av information? Affärskritiska data, personuppgifter och kunddata kan vara särskilt skyddsvärd. Det är därmed viktigt att förstå vilken data som applikationen ska behandlas och hur den hanteras av programleverantören.
I avtalet kan det även finnas avsnitt som beskriver om leverantörer får använda den data du lägger in på annat sätt. Här är det viktigt att se över och godkänna om leverantören får använda er data och även era kunders data eller om det inte ska vara tillåtet. Tänk på att beakta de lagar som finns angående tystnadsplikt för revisorer och avtalad tystnadsplikt för konsulter och rådgivare.
4. Lokal installation eller molnlösning
Molnlösningar är det vanligaste alternativet i dag och det kan vara ett bra alternativ för en mindre organisation där det förenklar arbetet. Alternativ till detta är att ha lokal installation och drift vilket kan vara aktuellt när man bara har enstaka datorer och anställda. Ett tredje alternativ är att anlita en driftleverantör som hanterar hårdvara och mjukvara för er åtkomst.
Valet kan styras av informationsklassningen. Vid en lokal installation kan ni helt styra vilka som har åtkomst medan en molnlösning inte går att styra på samma sätt. Molnlösningar är ofta uppsatta som SaaS-tjänster, det vill säga Software as a Service, vilket innebär att leverantören hanterar allt underliggande till applikationen och användare får tillgång till programmet via internetuppkoppling.
I en mindre organisation där det saknas IT-organisation är SaaS-lösningar ett bra alternativ. Det är dock viktigt att säkerställa att det finns avtalsvillkor om informationssäkerhet och säkerhetskopiering av data baserat på informationsklassningen. Vid utlagd verksamhet är det också rekommenderat att inhämta tredjepartsintyg eller på annat sätt följa upp att leverantören uppfyller de avtalsvillkor som finns uppsatta.
5. Implementera lösningen i er organisation
När ni har valt de verktyg och mjukvaror som passar era behov bäst se till att er personal är tränad för att använda dem effektivt. Se över de processer ni kartlade initialt och se över hur de bäst appliceras i er nya programvara.
