Inför årsskiftet är det dags att gå igenom rutiner och uppdateringar för att säkerställa att allt är på plats inför 2025. Emelie Hansson, auktoriserad lönekonsult och rådgivare på FAR, tipsar om vad du ska tänka på, inte minst när det gäller datakvalitet och systemuppdateringar.
Det är mycket att tänka på inför årsskiftet när det gäller företagets lönehantering. Arbetet kräver extra förberedelser och stor noggrannhet. Listan nedan hjälper dig att säkerställa att alla detaljer är på plats inför det nya året.
1. Avsluta alla lönekörningar för 2024
Det första och viktigaste steget är att avsluta årets löneutbetalningar korrekt. Kontrollera att alla lönetransaktioner för 2024, såsom sjukfrånvaro och övertid, är registrerade och stämmer överens med arbetsgivardeklarationer. Felaktig registrering kan påverka avgifter till exempelvis Fora och Skatteverket, så noggrannhet är avgörande.
Tips! Kom ihåg att kontrollera K10-underlaget om det är aktuellt.
2. Förbered nytt löneår i lönesystemet
Skapa och konfigurera 2025 års löneperioder i lönesystemet så att löneutbetalningar för 2025 kan genomföras utan hinder. Rätt inställningar minskar risken för fel i rapporteringen och säkerställer rättvis lönehantering.
Tips! Planera för en systemkontroll för att säkerställa att alla inställningar för nästa år är korrekta och testa dem i en säkerhetskopierad miljö. Passa på att rensa och gallra data som inte behövs i nya året.
3. Uppdatera bilförmånsvärden
Se till att bilförmåner är justerade enligt Skatteverkets riktlinjer för 2025. Felaktiga värden kan leda till skattejusteringar i efterhand, vilket kan bli både kostsamt och tidskrävande.
4. Årsrapportering för tjänstemän till Fora
Rapporteringen av den totala lönesumman för tjänstemän ska ske senast den 31 januari 2025. Säkerställ att alla uppgifter är korrekta och att eventuella retroaktiva justeringar för 2024 görs i tid för att undvika att kommande beräkningar påverkas.
Tips! Se till att anställda är rätt klassificerade enligt kollektivavtal, eftersom felklassificeringar kan påverka både arbetsgivaren och den anställde.
5. Systemuppdateringar och dataintegritet
Uppdatera lönesystemet med de senaste reglerna och lagändringarna för 2025. Funktionalitet för datarapportering till Skatteverket och arbetsgivardeklarationer är ett måste för att säkerställa korrekta rapporteringsflöden. Kontrollera även att lönearter som påverkas av de nya prisbasbeloppen är justerade, särskilt SGI och PGI.
6. Säkerhetskopiera årets löneuppgifter
Innan årsskiftet är det viktigt att skapa en fullständig säkerhetskopia av löneuppgifterna för 2024. Det minskar riskerna vid eventuella systemfel och gör att ni kan gå tillbaka och granska gamla löneuppgifter om behovet skulle uppstå.
