Nästa år väntas nya regler för arbetsgivardeklarationen (AGI). Emelie Hansson, auktoriserad lönekonsult och rådgivare på FAR, förklarar vad förändringarna innebär och hur lönekonsulter kan hjälpa företagen att anpassa sig till den nya kraven.
Regeringen har föreslagit nya rapporteringskrav i arbetsgivardeklarationen kring föräldraledighet och vård av barn. Riksdagen ska fatta beslut om förslaget den 10 december och reglerna föreslås träda i kraft den 1 januari 2025.
– Syftet med dessa förändringar är att minska felaktiga utbetalningar och öka transparensen i välfärdssystemet, vilket i sin tur stärker förtroendet för offentliga system, säger Emelie Hansson.
Den nya reglerna innebär skärpta krav på arbetsgivare att rapportera frånvaro relaterad till föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning (VAB). Nedan listas de viktigaste förändringarna och tips på hur du som lönekonsult kan hjälpa företagen.
Så förändras rapporteringskraven
- Föräldrapenning och VAB. Arbetsgivare ska rapportera frånvaro kopplad till föräldrapenning och VAB, men inte annan frånvaro.
- Detaljerad Information. För varje frånvaro ska datum, om det rör hela eller delar av arbetstiden samt omfattning i timmar eller procent anges.
- Arbetsgivarens ansvar. Arbetsgivaren ska rapportera faktiska frånvarouppgifter baserat på anställdas anmälningar. Försäkringskassan ansvarar för att avgöra om den anställde har rätt till ersättning.
- Nya fält i AGI. Frånvarouppgifter för föräldrapenning och VAB ska rapporteras i ett separat formulär, skilt från individ- och huvuduppgifterna.
- Ingen rättning krävs. Det är inte möjligt att rätta eller komplettera frånvarouppgifter efter att arbetsgivardeklarationen har skickats in. Därför är det avgörande att uppgifterna är korrekta från början.
Förändringen stärker social hållbarhet
Förändringen av AGI stärker den sociala hållbarheten på flera olika sätt.
- Ökad transparens. Genom att noggrant rapportera frånvaro kopplat till föräldrapenning och VAB blir det enklare för Försäkringskassan att bedöma rätt till ersättning och förhindra felaktiga utbetalningar. Det bidrar till en mer rättvis fördelning av offentliga resurser.
- Minskat fusk och felaktiga utbetalningar. Genom att tydligare definiera och rapportera frånvaro minskar risken för felaktiga utbetalningar från välfärdssystemet, vilket sparar resurser som kan omfördelas till andra samhällsbehov.
- Ökat förtroende för välfärdssystemet. Korrekt rapportering och öppenhet kring ersättningar ökar förtroendet för välfärdssystemet. Det är en grundsten i ett hållbart samhälle, där medborgarna känner att de får rätt stöd vid behov.
Rådgivning till kunder
För att hjälpa kunder att anpassa sig till de nya kraven kan lönekonsulter spela en viktig roll genom att erbjuda strategiska råd och stöd. Ett tips är att se över nedanstående punkter för att hitta rådgivningstillfällen kopplat till social hållbarhet.
- Tydliga rutiner. Genom att skapa och implementera en tydlig frånvaropolicy kan arbetsgivare säkerställa att alla anställda förstår vikten av korrekt rapportering av föräldrapenning och VAB.
- Användarvänliga system. Se till att systemen för frånvarorapportering är enkla och lättillgängliga för personalen. Det gör det enklare att följa rätt frånvarokategori och minskar risken för misstag.
- Proaktiv rapportering. Uppmuntra anställda att rapportera frånvaro så tidigt som möjligt. Detta underlättar korrekt månadsrapportering och förhindrar felaktigheter. Även timavlönade behöver få frånvaro rapporterad korrekt.
Framtida reformplaner
Förutom de aktuella förändringarna planeras även andra reformer, som en inkomstbaserad A-kassa från oktober 2025. AGI-uppgifter kommer då att kunna användas som underlag för att förenkla och minska den administrativa bördan för både arbetsgivare och a-kassor.
