Vilka nyårslöften har du som byråledare satt för din verksamhet – och har du en plan för hur du ska hålla dem?
För att kunna arbeta proaktivt med kvalitet behöver du som byråledare staka ut riktningen för verksamheten. Det kräver en noggrann analys av det gångna året, där du behöver reflektera över vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras.
Reflektera över riskområden
För ett år sedan, vilka var förutsättningarna? Vilka risker fanns för att uppdragen inte skulle hålla den kvalitet byrån strävar efter, och vilka åtgärder planerades för att minska riskerna? Hur gick det? Fungerade åtgärderna som tänkt, eller uppstod nya, oväntade brister?
Har förutsättningarna förändrats jämfört med för ett år sedan? Har hög personalomsättning eller hög frånvaro påverkat uppdragen? Har byrån fått nya kunder inom andra branscher? Har byrån tappat kunder, och vet ni i så fall varför?
Dessa frågor kan du som byråledare ställa dig för att identifiera vilka risker som inte längre är aktuella, nya risker eller riskområden, och vilka åtgärder som nu kan behövas för att undvika kvalitetsbrister.
Utvärdera kvalitetsstyrningssystemet
Enligt Reko ska en utvärdering av kvalitetsstyrningssystemet göras minst en gång om året. Utvärderingen och slutsatser utifrån den ska dokumenteras. Det ska också framgå vem som har utfört utvärderingen och när den har gjorts. Det behöver inte göras direkt vid årsskiftet, utan kan göras när som helst under året.
Om utvärderingen leder fram till ändringar av riskanalysen och åtgärder så ska detta dokumenteras och framförallt behöver det kommuniceras till medarbetarna så att de vet vad som förväntas av dom och varför. Läs mer om hur kvalitetsstyrningssystemet fungerar.
Kvalitetskontrollen olika delar.
I FAR:s Guider och mallar (för medlemmar) hittar du Bilaga till Medlemsföretagets organisation av redovisningsverksamheten Reko 200-230, som är ett stöd för hur utvärderingen kan göras och dokumenteras. Tänk på att bilagan visar ett exempel, och det är viktigt att varje medlemsföretag utgår från sin egen verksamhet och självständigt beslutar om rutiner för kvalitetsstyrning och utvärdering.
