Låt det sunda förnuftet råda, fokusera på det väsentliga och undvik överrapportering. Det är budskapet till de företag som nu ska hållbarhetsrapportera för första gången.
EU-kommissionen anordnade i mitten av november ett heldagsevent med syfte att underlätta företagens hållbarhetsrapportering enligt de nya ESRS-standarderna. Evenemanget samlade experter, företag och revisorer somdiskuterade utmaningar och möjligheter i implementeringen.
Kommissionen höll ett liknande event i våras, då de informerade om pågående initiativ och tillgängliga verktyg för att stödja företagen. Nu när 2024 går mot sitt slut, och företag har kommit betydligt längre i rapporteringsprocessen, har det blivit ännu tydligare var de verkliga utmaningarna ligger.
Fokus på användbar information
Under eventet informerade fyra expertpaneler om utvecklingen av standarder och tillgängliga digitala verktyg. De delade med sig av erfarenheter från rapportering och revision och diskuterade utmaningar för de små- och medelstora företag som påverkas genom krav från större aktörer i värdekedjan.
Det genomgående budskapet var att använda sunt förnuft. Det vill säga, att inte överdriva omfattningen på rapporteringen, dra nytta av alla infasningsmöjligheter som ges och tänka på vad som verkligen är väsentligt. Standardsättaren EFRAG påminde dessutom om att utvärdera användbarheten av informationen. Lyckas företagen med allt detta kan rapporteringsbördan hållas nere och den information som användarna är intresserade av riskerar inte att skymmas av alla upplysningar som ingen vågat sålla bort.
Det är inte första gången jag har hör detta budskap från EFRAG, som också menar att såväl rådgivare som revisorer behöver vara vaksamma och inte driva på en alltför omfattande rapportering. Det är en balansgång som kan vara nog så svår för revisorerna, eftersom EU-kommissionen samtidigt förväntar sig revisorns slutsats om hållbarhetsrapportens rättvisande bild över företagens väsentliga inverkningar, risker och möjligheter.
Undvik överrapportering
Ett viktigt budskap från dagen var alltså att undvika överimplementering och att i stället prioritera kvalitet framför kvantitet i hållbarhetsrapporten. Den centrala dubbla väsentlighetsanalysen som avgör omfattningen på rapporteringen bör fokusera på de verkligt allvarliga inverkningar som företaget har på sin omgivning.
Företag ska alltså inte ödsla tid och resurser på att i detalj analysera och bedöma frågor som de vet egentligen inte kommer att vara väsentliga. Energin ska läggas på de strategiska frågorna, där företagen bör engagera prioriterade intressenter i en kvalitativ dialog. Budskapet från en av paneldeltagarna var att inte skicka ut slentrianmässiga förfrågningar till alla aktörer i värdekedjan utan fokusera på aktörer där det finns förhöjda risker för negativ inverkan.
Genom att nyttja den treåriga fristen för information avseende värdekedjan hinner företagen fundera på vilka förfrågningar som ska ställas till olika aktörer och vilken data som verkligen krävs. Och just det – digitala verktyg behövs och det finns utmärkta verktyg att använda just för att identifiera riskområden!
Jämställ hållbarhetsdata med finansiell information
Representanter från företag som DHL och Öhrstedt delade med sig av intressanta lärdomar och reflektioner från rapportering och revision.
DHL:s syn på hållbarhetsinformation är att den på sikt måste upp på samma kvalitetsnivå som den finansiella informationen. Men, i dag är den inte där – och det kommer att ta tid. Företag bör fokusera på kvaliteten i det som faktiskt rapporteras, det vill säga återigen kvalitet före kvantitet.
Öhrstedt, som är en föregångare inom hållbarhetsrapportering, berättade att de har applicerat motsvarande processer på hållbarhetsdata som för finansiell information. Förhoppningsvis gav det inspiration till de företag som lyssnade.
Revisorn blir ett stöd i en osäker start
De företag som redan blivit granskade framhöll såväl nytta som kostnad med granskningen. De som involverat revisorerna tidigt har genom löpande avstämningar och samsyn effektivt kunnat föra rapporteringsprocessen framåt. De första rapporterna har krävt oväntat stora arbetsinsatser från revisorerna och frågan som diskuterades var om arbetsinsatsen varit alltför stor.
Företrädare för oberoende tredjepartsgranskare framhöll att den stora arbetsinsatsen är något som man bör förvänta sig det första rapporteringsåret. Mycket kunskap och förståelse behöver inhämtas vid första granskningen, men företagen kan förvänta sig en minskad omfattning av arbetsinsatsen kommande år.
De erfarenheter som delades på eventet visade också att vissa revisorer går djupt in i detaljer medan andra känner sig trygga med en mindre arbetsinsats. I framtiden förväntas granskningen vara proportionerlig och enhetlig, och revisorns arbete anpassat efter rapportens komplexitet och företagens förutsättningar. Personligen tycker jag egentligen inte att det är så konstigt att det funnits viss osäkerhet bland EU:s alla revisorer när rapporteringsstandarderna är nya och det inte finns någon gemensam granskningsstandard.
Upplysningar om osäker data
Avslutningsvis tycker jag att dagen målade upp en tydligare bild av den resa som alla pratar om att vi är inne på. Vi kan inte nå perfektion från dag 1. Det kommer att råda osäkerheter i data under de första åren, något som ESRS medger och företagen förväntas upplysa om.
Att data är osäker betyder inte att rapporteringen inte uppfyller kraven. Revisorn kan använda verktyg, som att lämna en upplysning av särskild betydelse, för att uppmärksamma användarna på osäkerheterna. Som en paneldeltagare uttryckte det: Det tog över 100 är för New Yorkbörsen att ens fråga efter finansiell information från företag på marknaden (i kölvattnet efter börskraschen 1929) och inom EU har vi rapporterat enhetligt enligt IFRS i snart 20 år. Nu ska rapporteringen på ESRS göras för allra första gången, och det är en förändring som bedöms nödvändig för planeten. Vi måste låta det få ta lite tid att sätta sig.
Intressanta insikter
EU:s ambitioner och framtidsutsikter
EU-kommissionen signalerade en tydlig ambition att minska den administrativa bördan genom att samordna befintlig lagstiftning, till exempel CSRD, CS3D och taxonomin. Standarder för översiktlig granskning, baserade på ISSA 5000, är också under utveckling och förväntas vara färdiga till 2026.
Digitala verktyg som möjliggörare
Ett annat centralt tema på EU-kommissionens event var betydelsen av digitala verktyg för att förenkla och effektivisera hållbarhetsrapporteringen. Representanter från Danmark presenterade ett verktyg baserat på öppen källdata, som kan hjälpa företag att rapportera klimatmål och prognoser enligt SBTi. Liknande lösningar efterlystes på EU-nivå för att minska företagens administrativa börda. Samtidigt diskuterades utmaningar kopplade till datasäkerhet och interoperabilitet mellan olika system.
SME särskilt utsatta
Små och medelstora företag, SME, lyftes som en särskilt utsatt grupp i omställningen till hållbarhetsrapportering. Begränsade resurser och komplexa krav för med sig stora utmaningar, och risken för bristande datakvalitet från dessa företag är påtaglig. De paneldeltagare som representerade SME:er efterfrågade förenklade rapporteringssystem och finansiellt stöd för att kunna leva upp till kraven. EFRAG:s standard för frivillig rapportering (VSME) är under färdigställande. EFRAG har genomfört omfattande intressentdialoger och bedömer att VSME ska kunna utgöra referensram för informationsförfrågningar till SME.
