Äntligen finns det möjlighet att slänga kvitton och fakturor när de överförts till elektronisk handling. Men för att inte räkenskapsinformation ska försvinna gäller det att ha ordning på hur den överföringen ska gå till - och när papperskvittot trots allt måste sparas.
Från den 1 juli finns äntligen möjlighet att slänga kvitton och fakturor direkt efter att de överförts från papper till elektronisk handling, förutsatt att överföringen skett på rätt sätt. Det tidigare kravet på att ursprungligt räkenskapsmaterial ska bevaras under viss tid tas alltså bort.
Men, gäller det alla handlingar?
Ett företag har rätt att förstöra kvitton och fakturor som överförts till elektronisk handling om ”… överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner” (7 kap. 6 § BFL). Det innebär att företaget bland annat måste ta ställning till:
- Kan företaget säkerställa att alla uppgifter i ett kvitto eller en faktura som fotograferats eller skannats kommit med i överföringen? Är de läsbara och tydliga?
- Behöver originalet sparas av andra anledningar, till exempel till följd av tullagstiftningen?
- Är de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder som används beskrivna i företagets systemdokumentation?
Det är många frågor som väcks - och kanske är de inte alltid så lätta att besvara. Företaget kan till exempel ha lagt ut arbetet med överföringar på någon annan och har inte direkt åtkomst till bokföringsprogrammet, där de elektroniska handlingarna arkiveras. Det är även viktigt att företaget säkerställer tillgången till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden, till exempel genom avtal, och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör.
Så, kan du slänga - eller känner du dig fortfarande osäker?
En god idé som jag vill tipsa om är att ta del av kommentarstexten till 7 kap. 6 § BFL i Bokföringsnämndens remitterade förslag på ändringar i Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2) om bokföring med tillhörande vägledning. Där hittar du förtydligande kring företagets ansvar och exempel på kontroller som kan göras för att du ska vara säker på att allt blir rätt.
Remissen kommer att besvaras av FAR innan remisstiden går ut i augusti. Slutlig utformning av Bokföringsnämndens uppdaterade allmänna råd kommer senare i höst.
