Semesteråret pågår enligt semesterlagen från 1 april till och med 31 mars nästkommande år. För lönekonsulten är det mycket att tänka på i samband med semesterårsskiftet. FAR har sammanställt fem tips för att underlätta processen och säkerställa en smidig övergång.
1. Gör kontroller
De stora systemleverantörerna på marknaden har tagit fram checklistor och manualer för vilka kontroller du bör göra inför ditt semesterårsskifte. Följ dessa och läs på vad semesterlagen säger gällande intjänande och sparande av dagar. Det är viktigt att säkerställa att inställningarna i systemet är rätt gällande vilka lönearter som påverkar semestervärdet, att frånvaro är korrekt rapporterat under året och att systemet håller koll på hur många dagar som är semestergrundande. Glöm inte att titta i aktuellt kollektivavtal för att vara säker på vad som gäller för din kund.
2. Automatisera och digitalisera
För att effektivisera processen för semesterårsskiftet kan det vara fördelaktigt att använda sig av automatisering och digitala verktyg. Genom att implementera ett tidsystem för frånvaro och närvarohantering kan ni minska risken för att eventuell frånvaro missas att registreras och genererar fel semesterskulder.
3. Kommunicera med kunden
Öppna upp för mer rådgivning till dina kunder genom att löpande ge kunden information om hur semesterskulden ser ut. Har någon tagit ut för lite dagar? Har någon sparade dagar som behöver tas ut då tiden för hur länge de får sparas närmar sig (5 år)? Prata med kunden om hur det ser ut i deras semesterskuld inför semesterårsskiftet så de har möjlighet att meddela medarbetare innan de ser det på lönespecifikationen så undviker ni missförstånd och onödiga frågor.
4. Ha ett hållbarhetsperspektiv
Semesterårsskiftet kan även ses som en del av företagets hållbarhetsarbete. Genom att analysera uttag av semesterdagar kan ni få insikt i hur personalens arbetsbelastning ser ut och eventuella mönster av överarbete. Detta kan i sin tur hjälpa till att förbättra arbetsmiljön och främja en mer hållbar arbetskultur. Ett enkelt tips kan vara att påminna kunden om att betald semester ska plockas ut i ledighet. Har en medarbetare blivit sjuk under sin semesterperiod så behöver en ny ledighet planeras, för att främja återhämtning. Inga semesterdagar får betalas ut.
5. Jobba effektivt med semesterårsskiften
Förbered dig, samla all nödvändig information och dokumentation innan du börjar. Gå igenom eventuella kontroller som behöver göras på anställda innan du börjar. Planera tid för förberedelser, avsätt specifik tid för att planera och förbereda dig inför semesterårsskiftet. Om tidigare inställningar har varit korrekta och inga ändringar har gjorts, lita på systemet för att spara tid och resurser.
Har du frågor om semesterlagen? Kontakta medlemsrådgivningen.
